Realizar a cobrança de faturas vencidas é, talvez, uma das atividades mais desagradáveis para um empreendedor de uma microempresa e seus colaboradores. Lidar com essa situação com clientes que têm um contato direto com o dono do negócio pode causar constrangimentos e, dependendo de como é realizado, pode culminar com o fim de um relacionamento comercial.
Mas, é possível evitar um dissabor como esse sem grandes investimentos e ainda poupando seu tempo para o que realmente interessa, que é vender. Por isso, neste artigo trataremos da importância de um sistema de cobranças para seu negócio e de como ele pode ajudar nessa tarefa nada fácil de manter sua cobrança em dia.
Está curioso? Leia o artigo até o fim e saiba mais sobre sistemas de cobrança. Boa leitura!
O que é um sistema de cobrança e como ele funciona?
O sistema de cobrança é uma plataforma digital utilizada para automatizar a gestão de recebíveis das empresas, seja ela grande ou microempresa. Por esse sistema, todo o processo é gerido, desde a emissão do boleto, o controle de entrada dos pagamentos, até a cobrança dos inadimplentes.
Ele permite que se estabeleça uma gestão mais segura e rigorosa em termos de controle do fluxo de recursos, gerando relatórios e apontamentos diário das ocorrências de recebimentos, atrasos e previsões de baixas.
Em tese, todo sistema apresenta algumas características de operação como as que citamos abaixo:
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cadastro de clientes;
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cadastro de fornecedores;
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emissão de cobrança automática;
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realização de grande número de cobranças;
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integração com os sistemas de proteção ao crédito, como o SERASA.
Como são feitas as cobranças de faturas vencidas?
Automatizar a cobrança permite uma série de ações de cobrança planejadas que auxiliam na gestão do seu negócio. É possível realizar o envio de boletos automaticamente: o sistema pode reenviar a cobrança, remeter e ainda permitir o pagamento em data posterior.
Também é possível fazer cobranças por SMS ou e-mail; função que ajuda na diminuição da inadimplência pois lembretes automáticos de cobrança são enviados ao cliente Além do gerenciamento online, onde o empresário tem a emissão completa da situação da cobrança com os títulos a vencer, em atraso, etc.
Há, ainda, outra vantagem: o cliente possui uma área específica. A plataforma pode oferecer no site da empresa acesso para que seu cliente atualize boletos ou consulte sua situação na empresa em relação a débitos vencidos ou a vencer.
Quais as vantagens dos sistemas de cobranças?
Esse sistema serve para dar mais agilidade ao processo de cobrança desburocratizando os meios de pagamento e oferecendo mais opções ao cliente. Além disso, possibilita que o gestor tenha mais controle sobre seu fluxo de caixa.
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maior agilidade: evita o preenchimento manual da cobrança, ficando mais fácil e rápido para o operador e para o cliente, diminuindo assim as chances de erros de preenchimento;
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melhor organização: o sistema emite relatórios e possibilita o acesso a todas as informações na mesma tela, sem complicação, tornando a busca por informações mais organizadas graças à simplicidade do layout da plataforma;
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melhor controle: o gestor tem controle diário da situação da cobrança da empresa. Os relatórios emitidos são de fácil leitura e análise. Essa praticidade ajuda no planejamento do fluxo de caixa e controle das finanças da empresa;
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melhora o relacionamento com o cliente: com o objetivo de manter uma relação saudável com cliente, o sistema proporciona mais profissionalismo, evitando constrangimentos e cobranças indevidas. A empresa mantém um padrão de atendimento junto ao seu cliente o que melhora a imagem da sua empresa;
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auxilia na liberação de crédito: com o sistema automatizado, todo o histórico de compras e pagamentos do seu cliente estará disponível para uma tomada de decisão correta sobre a liberação de um novo crédito;
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consulta ao CPF: com um simples clique sua equipe fica sabendo na hora sobre a situação do CPF do cliente juntos aos órgãos de proteção ao crédito. Esse procedimento evita a liberação indevida de uma compra a prazo e aumenta a chance de reduzir a inadimplência.
Como fazer para ter um sistema de cobrança eficiente?
Automatizar sua cobrança é um caminho que tornam as coisas mais fáceis para se ter um resultado melhor na gestão financeira da sua empresa, mas não é a única coisa a ser feita.
Para se ter um resultado eficiente é necessário algumas ações que impeçam os prejuízos decorrentes de uma concessão de crédito equivocada. Abaixo, confirma algumas dicas que podem fazer uma grande diferença associado a implantação de um sistema de cobrança na empresa:
Cadastro de clientes
Tenha sempre o cadastro de clientes atualizado. Em caso de inadimplência, os dados para contato deverão estar adequadamente atualizados para contato. Procure ter o máximo de informações de contato para facilitar em caso de cobrança. Além disso, sempre que conceder um novo crédito faça uma consulta a situação do CPF do cliente junto as empresas de proteção ao crédito.
Faça campanhas de cobrança
Procure sempre incentivar acordos com seu cliente já nos primeiros meses de inadimplência. Conceda descontos de juros e multas, renegocie prazo de pagamento, entre outros. É sabido que quanto maior o prazo de inadimplência, menores são as chances de sucesso no recebimento. Por isso, quanto mais rápido agir, mais sucesso no recebimento;
Ofereça descontos e outros benefícios
Incentive seu cliente a manter em dia seu crédito com benefícios nos pagamentos em dia. Com isso, a saúde financeira da empresa não fica comprometida e seu cliente sempre terá portas abertas para novas compras;
Treine sua equipe
Uma equipe bem treinada para análise de crédito ajuda muito a deixar sua inadimplência baixa evitando concessão de crédito a clientes sem condições financeiras e até criminosos que aplicam golpes.
Se para o seu empreendimento a cobrança de faturas vencidas é um problema, ter um sistema automatizado pode ajudar a resolver essa questão e melhorar sua gestão, otimizando o seu tempo e de sua equipe, fazendo que tenham mais disponibilidade para as oportunidades de novos negócios e aumento das vendas.
Caso você precise de uma solução como essa, entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre como podemos ajudar na gestão do seu negócio!
